Para muchas empresas, la gestión de adquisiciones implica procesos de suministro manual que no están integrados entre sí, que resulta en más procesos y costos de compra. Los datos generados durante estos procesos no están integrados, por lo que conduce a una falta de datos, que limita la visibilidad de la actividad de compra para la empresa y afecta la decisión.
Cada vez más empresas desean automatizar su proceso de compra y optan por integrar esta función en el SAP para la gestión de compras. Debido a las características de este ciclo, SAP proporciona integración de la gestión de suministros, lo que ayudará a optimizar las adquisiciones de la empresa y a obtener un mayor control. Una de las funciones más útiles proporcionadas por SAP es administrar el ciclo de compra a través de las herramientas disponibles en el sistema.
SAP para la Gestión de Compras
El ciclo de compra de SAP es administrado por las funciones del módulo MM, que es uno de los módulos más extensos. Consiste en una serie de procesos en los que se generan documentos interconectados, y los documentos pueden ser generados por usuarios de diferentes departamentos. Cada uno de estos procesos es un proceso que permite que las operaciones de adquisición de la compañía se gestionen de manera integrada.
Para ejecutar cada proceso del ciclo de compra, se ejecutará a través de una o más transacciones del módulo MM. A través de estas transacciones, podemos determinar las posibles fuentes de suministro de servicios y materiales específicos, la compra de estos materiales o servicios, y las órdenes de seguimiento posteriores desde que abandonaron el proveedor, estableciendo requisitos, cuotas, precios y condiciones específicas según el proveedor o material.
Requerimientos, orden de compra y confirmación del proveedor y más funciones. Aunque la función del módulo SAP MM se utiliza para la gestión de compras, este módulo se ha integrado con otros módulos SAP que tienen conexiones directas y pueden intercambiar información con ellos.
Etapas dentro del SAP en el ciclo de compras
El ciclo de adquisición de SAP contiene una serie de procesos que satisfacen las necesidades de compra de materiales o servicios de la compañía. Implican una serie de actividades, que comienzan desde la «solicitud de compra» de acuerdo con nuestras necesidades hasta el suministro más favorable del proceso de licitación seleccionado. El proveedor es un «pedido de compra», en el que confirma el proveedor seleccionado para la compra del material y las condiciones de compra y entrega, es decir, «recibo», que se registrará cuando recibamos el material hasta la «verificación de la factura del proveedor» «Hasta ahora.
Determinación de la demanda
Asume los materiales que deben comprarse. Si este requisito de adquisición es un componente de producción necesario para la fabricación del producto terminado o una solicitud de compra de un comprador, otros módulos de SAP pueden generarlo automáticamente a través del proceso de planificación MRP. Determine los requisitos de adquisición manualmente. Cualquier determinación de demanda generará una solicitud de pedido o solicitud de compra. Las solicitudes de compra se pueden generar manualmente a través de la transacción MB51.
Solicitud de cotización
Diferentes proveedores pueden proporcionar el mismo material. Para seleccionar el mejor proveedor, enviaremos una solicitud de cotización a múltiples proveedores y luego registraremos la cotización recibida en el sistema.
Selección de proveedores
Después de recibir y registrar las cotizaciones de diferentes proveedores, SAP le permite comparar las listas de precios de diferentes cotizaciones para seleccionar los proveedores que están más interesados en nosotros. La comparación de precios se realiza mediante la asignación de transacciones entre ME49 y ME57.
Orden de compra
Una orden de compra es un documento que confirmamos al proveedor que aceptamos su cotización, por lo que es un contrato de compra. Incluye datos como el nombre y el código del proveedor, la cantidad, el precio, la fecha, la dirección y las condiciones de entrega, y quién paga el transporte. Se crea a través de la transacción ME21N, en la que podemos elegir crear diferentes tipos de órdenes de compra (compra a proveedores, órdenes de transferencia, etc.). Puede optar por crear un pedido a partir de la cotización recibida más favorable y arrastrar los datos de la cotización.
Recibo
Después de recibir el material en el almacén, debemos recibirlo con el número de pedido de compra o entrega. A diferencia de las operaciones realizadas previamente por el equipo de compras, esta operación se realiza en el almacén de la empresa a través de transacciones MIGO.
Verificación de la factura en SAP
El paso final en el ciclo de compra es la verificación de la factura del proveedor. Para esto, ingresaremos la factura en SAP a través de la transacción MIRO. El propio sistema será responsable de verificar si la cantidad que facturamos coincide con el precio determinado en la orden de compra y la cantidad realmente determinada en el momento de la recepción.
Después de verificar la factura del proveedor, el ciclo de adquisición finaliza y el ciclo de adquisición continuará en el módulo FI y generará documentos contables para el pago al proveedor. El pago a través de SAP FI se basará en el comprobante generado en MM.
